Knowledge Management - und wie überzeuge ich die Mitarbeiter davon ihr Wissen zu teilen?

Knowledge Management ist eine tolle Sache!

Im Idealfall kann ein Unternehmen viele Kosten sparen, indem es ein Produkt oder eine Lösung in abgewandelter Form an unterschiedlichen Standorten mit unterschiedlichen Teams an verschiedene Kunden verkauft aber nur einmal die vollen Entwicklungskosten zu tragen hat.

Aber wie gelangt man von der Idee, Knowledge Management (KM) einzusetzen, zur realen Umsetzung im Unternehmen an der alle Mitarbeiter teilnehmen?
Die Schwierigkeit liegt meist nicht in der Einrichtung der technischen Umgebung oder Plattform, auf der das KM stattfinden soll.

Die entscheidende Frage ist: wie überzeuge ich meine Mitarbeiter davon, in Zukunft anders zu arbeiten und einem anderen Ablauf in ihren Projekten zu folgen als bisher?
Denn auch hier gilt: die Technik ist immer nur so gut wie die Menschen bereit sind, sie zu nutzen und einzusetzen.
Wie läßt sich also ein Training gestalten, damit die Teilnehmer zu einem möglichst hohen Prozentsatz die gelernten Inhalte auch in ihre tägliche Arbeit einbeziehen und dort umsetzen?

Meine Lösung hierfür war in der konkreten Situation ein Planspiel im Rahmen des Knowledge Management Trainings:
Die Schulungsteilnehmer waren sogenannte Knowledge Broker und Knowledge Manager, die als Ansprechpartner und Multiplikatoren für KM in ihrer jeweiligen Abteilung arbeiteten.

Das Ziel des Trainings war es, die Teilnehmer mit den verschiedenen Möglichkeiten Knowledge Management einzusetzen vertraut zu machen und sie zu darin zu schulen, wie sie welche Aktionen in welcher Situation am effektivsten für das Team und das Unternehmen einsetzen können.

Im Rahmen des Planspiels wurden verschiedene typische Arbeitssituationen in Abteilungen und Projektteams simuliert und die Planspiel-Teilnehmer hatten die Aufgabe, sich für die jeweils sinnvollsten und wirkungsvollsten KM Maßnahmen zu entscheiden mit der Schwierigkeit nur über ein begrenztes Zeitbudget zu verfügen.

Im nächsten Schritt erfuhren sie die Wirkungen ihrer gewählten (und der nicht gewählten) Maßnahmen und konnten so spielerisch lernen, in welchen Situation welche KM Aktivitäten die größten Wirkungen erzielen und welche Aktivitäten eher ungeeignet sind unter den gegebenen Umständen.

Das Spiel wurde mit zwei oder drei Gruppen pro Tisch gespielt, woraus sich eine gewisse Konkurrenzsituation ergab die es den Teilnehmern ermöglichte, neben ihren eigenen Lernerfahrungen auch zu erkennen, wie sich die Entscheidungen der anderen Gruppen auswirkten in deren Spielverlauf.
Da immer wieder ähnliche Situationen simuliert wurden konnten die Teilnehmer außerdem ihre bereits gemachten Lernerfahrungen beim nächsten Mal einbringen und so ihre Ergebnisse verbessern.

Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz eines Planspiels im Rahmen von Trainings ist es, die dargestellten Situationen so nah wie möglich der Realität im jeweiligen Unternehmen anzugleichen, damit die Spielteilnehmer tatsächlich das Gefühl bekommen, in bekannten Arbeitssituationen und Unternehmensprozessen zu agieren.
Dadurch erfolgt der Übertrag des Gelernten auf den Arbeitsalltag fast stufenlos und ohne weitere Transfer- und Umdenkprozesse vom Teilnehmer zu erfordern.

Tolle Schulung - null Umsetzung? Der Weg von der Theorie zur Praxis...

Vorab eine Frage: haben Sie Ihrer Mutter damals geglaubt, als Sie Ihnen sagte es würde weh tun, wenn Sie auf eine heiße Herdplatte fassen? Oder haben Sie es erst geglaubt, nachdem Sie es ausprobiert hatten?

Auch wenn wir viel in unserem Leben gelernt haben, indem wir anderen Menschen zuhörten, die uns erklärten wie es sich mit diesem oder jenem verhält (z.B. in der Schule, im Studium, von den Eltern etc.), so haben Sie vielleicht auch schon mal bemerkt, daß es gar nicht einfach ist all das zu behalten was Sie gerade gehört haben und eigentlich auch lernen wollten.
Auch als Erwachsener wollen oder sollen wir immer wieder Neues dazu lernen: neue Techniken und Abläufe im Job wie im Privatleben, neue Verhaltensweisen für den Umgang mit Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kindern etc.
Und die meisten Lernangebote werden auch weiterhin auf der theoretischen Ebene gemacht: z.B. in Form von Fachbüchern, Vorträgen, Schulungen, Seminaren und ganzen Lehrgängen. Meist erhalten Sie das neue Wissen, welches Sie sich aneignen möchten schriftlich und/oder mündlich von einer oder mehreren Personen, die versuchen das Wissen bestmöglich aufzubereiten damit Sie es einfach verdauen und damit lernen können.

Und obwohl Sie wahrscheinlich einen hervorragend ausgebildeten und in Didaktik geschulten Trainer hatten, haben Sie vielleicht schon Situationen wie die folgende erlebt.

Die spinnen die Römer! ...oder wer verhält sich hier eigentlich noch "normal"?

Wenn Sie schon einmal im internationalen Kontext gearbeitet haben, z.B. mit Geschäftspartnern oder Kunden im Ausland, als Mitarbeiter in einer Niederlassung Ihres Unternehmens in einem anderen Land oder auch als Mitglied in einem international zusammengesetzen Projektteam, dann können Sie sich bestimmt an Situationen erinnern, in denen die Kommunikation mit den anderen immer schwieriger wurde, man zwar über diesselbe Sache aber trotzdem völlig aneinander vorbei zu reden schien und man weder selbst verstand, warum der andere so "schwierig" war, noch warum dieser mit einem selbst offenbar immer größere Probleme hatte.
Manchmal zeigt sich das auch erst im Nachhinein, wenn die unterschiedlichen Parteien trotz ausführlicher Besprechung der einzelnen Punkte offenbar etwas ganz anderes verstanden und dann auch ausgeführt hatten.
Da ist dann der Satz aus Asterix "die spinnen die Römer (oder wer auch immer)" nicht mehr weit...

Ein anderes Mal bemerkt man vielleicht auch, daß die Abläufe in den Geschäften in eine Richtung gehen, die man selbst so nicht will und man versteht nicht, warum der Geschäftspartner die Dinge so ganz anders abwickeln möchte.

Ein paar konkrete Beispiele: